Skip links

 

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

Şirketimiz “İpek Dms Basım Sanayi Ve Ticaret A.Ş” ile iş ilişkiniz gereği aşağıda ayrıntısıyla belirttiğimiz üzere KVKK md. 5’te düzenlenen genel nitelikli kişisel verileriniz ile yine aynı kanunun 6. Maddesinde düzenlenen özel nitelikli kişisel verilerinizi şirketimizle paylaşmaktasınız. İnsan kaynakları süreçleri ile iş tanımınıza uygun bir şekilde çalışmalarınızın yürütülebilmesi ve/veya yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi için bu kişisel verileriniz işlenmektedir.

 

07.04.2016 tarihinde yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVK) ve mevzuatı, kişisel verilerin işlenmesi konusunda ilgililerin uyması gereken bazı usuller belirlemektedir. KVK ve ilgili diğer mevzuat gereği, veri sorumlusu olarak şirketimizin, kişisel verilerinizin işlenmesi konusunda tarafınızı aydınlatma zarureti bulunmaktadır.

 

Bu aydınlatma metninde sayılmış olan veri işleme amaçları, işlenen veri türleri ve verinin paylaşıldığı taraflar genel nitelikleri itibariyle belirtilmiş olup iş verenin her bir sürece ilişkin özel prosedürleri ve talimatnameleriyle bu konuda detaylı ve ilgili konuya özel bildirimler yapılmaktadır.

 

  1. VERİ SORUMLUSU

 

UNVAN                     : İPEK DMS BASIM SANAYİ VE TİCARET A.Ş

ADRES                       : Güzelyurt, 5746 Sok. 45 A, 45030 Yunuremre/MANİSA

Mesir V.D 479 042 1999

 

  • KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMACI

1-) Şirketimizin personel özlük işleri ve insan kaynakları yönetimi kapsamında yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amacıyla; 

  • İşe giriş işlemlerin yapılması,
  • Maaş ve masraf ödemelerin yapılması, bordro düzenlenmesi ve bunun için gerekli bilgilerin ilgili muhasebe kuruluşuna aktarılması, performans değerlendirmesi yapılması, özlük dosyanızın oluşturulması ve tutulması,
  • İş seyahati organizasyonu yapılması, başka şirketlerle ortak çalışma yapılması, araç kiralama, konaklama rezervasyonun yapılması, uçak/tren/otobüs biletlerin alınması, vize işlemleri yapılması,
  • Özel sağlık sigortası yapılması, bunun için sizin tarafınızdan doldurulan sağlık beyanının ve gerekli diğer belgelerin ve bilgilerin ilgili sigorta şirketine aktarılması ve sağlık sigortası için gerekli işlemlerin yapılması,
  • Şirket içi ve dışı eğitim, tanıtım ve kurumsal iletişim çalışmaları ve bu amaçlarla fotoğraf ve görüntülerin kaydı,
  • Şirketimizin temsil edilmesi ile ilgili her türlü belgelerin tanzim edilmesi,
  • Personel özlük işleri ve insan kaynakları süreçlerinin sürdürülmesi, geliştirilmesi, personel listelerin tutulması ve güncellenmesi, bu süreçlerin değerlendirilmesi ve raporlanması,
  • Her türlü idari operasyonun yürütülmesi ve şirket organizasyonun, süreçlerinin ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması,
  • Gerektiğinde sizinle telefon veya e-mail yoluyla iletişim kurulması,

 

2-) İş profiliniz kapsamında yükümlülüklerinizin yerine getirilmesi amacıyla;

  • Personelin iş profili kapsamında telekomünikasyon hizmetlerinin ve bilgi teknoloji işlemlerinin yürütülmesi ve internet erişimin sağlanması,
  • Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin tanıtımı ve pazarlanması sebebi ile müşteri ziyaretleri öncesinde müşteriye personel ile ilgili bilgi verilmesi,
  • Şirketimiz bünyesinde hazırlanan grafik, tasarım ve tüm çalışmaların reklam, tanıtım ve pazarlanma amacıyla kaydedilmesi,
  • Müşteri ziyaretleri esnasında personelin müşterinin çalışma koşullarına uyum sağlaması kapsamında müşterinin talep ettiği personele ait verilerinin paylaşılması,
  • Gerek Şirketimizin bulunduğu binada gerekse müşteri ziyaretleri esnasında güvenlik kapsamında kamera kayıtları yapılması, bunların muhafaza edilmesi,
  • Çalışma saatleri ile müşteri ziyaretlerinin takip edilmesi ve sevkiyat sürecinin denetlenebilmesi adına şirketimiz tarafından tahsis edilen vasıtalar ile çalışana ait lokasyonların denetimin sağlanması ve raporlanması

3-) Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amacıyla;

  • Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Sosyal Güvenlik Kurumu, İŞKUR, Vergi Dairesi, Emniyet Müdürlüğü, Bilim Sanayi ve Teknolojileri Bakanlığı, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu, gümrük otoriteleri gibi kamu kurumlarına bildirim yapılması,
  • Zorunlu bireysel emeklilik gibi işlemlerin yapılabilmesi,
  • Şirketimizin, personelimizin, şirketimiz ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin ve ziyaretçilerimizin can ve mal güvenliğinin sağlanması,
  • Şirketimizin iş sağlığı ve güvenliğini sağlama ve geliştirmeye ilişkin yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi,

4-) Şirket Meşru Menfaatleri

  • Şirketimiz tarafından size verilmiş olan donanımların üzerinde tutulan her türlü verinin yedeklenmesi ve kontrolü amacıyla,
  • Şirketimiz iş sürekliliğinin ve veri güvenliğinin sağlanması için alınan idari ve teknik tedbirlerin yürütülmesi amacıyla,
  • Şahıslarla akdetmiş olduğumuz sözleşmelerden kaynaklanan yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla,
  • Şirkette yürütülen insan kaynakları politikalarının sağlıklı ve eşit şekilde çalışabilmesini sağlamak için,
  • Çalışanların disiplin soruşturmaları ve bununla bağlantılı şikayet süreçlerinin yürütülmesi için,
  • Şirket tarafından size zimmetlenmiş olan donanım, yazılım, şifre, kart vb. sistemlerin zimmetlenme amacına uygun ve güvenlik zafiyeti oluşturmayacak şekilde kullanılmasını sağlamak,
  • Şirket tarafından tarafınıza zimmetlenmiş olan donanımınıza kurulu olan hesaplar ve yazılımlar ve bunları sağlayan çözüm ortaklarımızın bu donanım ve yazılım aracılığıyla veri toplaması amacıyla,

 

Yukarıda sayılan ve amaçlarla kişisel verileriniz KVKK’nın 5. Ve 6. maddesinde belirtilen, kanunlarda açıkça öngörülmesi, iş sözleşmenizin kurulması ve ifası için gerekli olması, hukuki ve akdi yükümlülüklerimizi yerine getirmek için zorunlu olması ve açık rızanız olan hukuki sebeplere dayanarak işe alım öncesi, işe giriş ve iş ilişkinizin devamı sırasında sözlü, yazılı, elektronik ortamda ve kamera çekimi vasıtasıyla toplanabilmektedir ve işlenmektedir. 

 

  1. İŞLENEN VERİ TİPLERİ

            Aşağıda bulunan tabloda tarafımızca işlenmekte olan tüm verileriniz ayrıntılı bir şekilde belirtilmiştir.

  • Kimlik verisi, iş başvurunuz sırasında ve iş ilişkimiz süresince bize teslim etmiş olduğunuz tüm verileriniz,
  • Mevzuat gereği saklamakla yükümlü olduğumuz özlük dosyası kapsamında tarafımızca toplanan kişisel verileriniz,
  • İş akdinizin devamı süresince katılmış olduğunuz etkinliklerde oluşturulan görsel ve işitsel kayıtlar, güvenlik kameraları, kayıt cihazları ve diğer tüm veri kaydediciler vasıtasıyla şirketimiz iş amacıyla ziyaret ettiğiniz müşterilerimiz, tedarikçilerimiz ve iş ortaklarımız tarafından sizinle ilgili olarak tutulan verileriniz,
  • Hukuki işlem verileriniz,
  • İş akdiniz süresince performans değerlendirmesi, disiplin işlemleri, memnuniyet ve şikayet değerlendirmeleri gibi sizin, müşterilerimizin, tedarikçilerimizin ve diğer çalışanlarımızın sizinle ilgili olarak bize ilettikleri veriler,
  • Kullanmakta olduğumuz çeşitli sistemler vasıtasıyla toplamakta olduğumuz veriler,
  • Çeşitli cihaz ve araçlar vasıtasıyla elde edeceğimiz anlık konum bilginiz,
  • İş akdiniz süresince gerek mevzuat gerekse iş sözleşmemiz gereği elde edeceğimiz her türlü sağlık veriniz, iş akdiniz gereği ek menfaatler sağlanmakta ise bakmakla yükümlü olduğunuz kişilerin verileri,
  • Banka hesap bilgileriniz, işe alım sürecinde referans kontrolü ve özgeçmişinizde belirtmiş olduğunuz bilgilerin doğruluğunun kontrolü amacıyla toplayacağımız veriler,
  • Acil durumda aranmasını talep ettiğiniz yakınlarınız,
  • İş yerimizde düzenlenen sosyal etkinliklerde toplanan verileriniz,
Kimlik Verileri İsim, soy isim, SGK sicil numarası, ehliyet numarası, imza sirküleri, nüfus cüzdanı, ehliyeti, pasaportu veya ilgili mevzuat gereği geçerli olan diğer kimlik belgesi üzerindeki her türlü bilgi ile bunların fotokopileri ve/veya dijital ortama alınmış kopyaları, fotoğraf, askerlik durumu belgeleri, pasaport bilgileri
İletişim Verileri E-mail, adres, telefon numarası, Çalışan’ın adresi ile adres bilgisinin teyidi amacıyla alınmış olan ikametgâh belgesi ve/veya bunun dijital ortama alınmış kopyası
Özlük Verileri Mesai kayıtları, izin kayıtları, işe giriş ve işten çıkış bildirimleri ile SGK’ya sunulması gereken belgelerde yer alması gereken her türlü bilgi, özgeçmiş verileri
Hukuki İşlem Bilgisi Çalışan’a karşı açılacak dava veya takipler ya da benzeri adli nedenlerle adli makamlarca istenecek bilgiler nedeniyle adli makamların bilgi isteklerine ilişkin kayıtlar ve bunlara verilecek cevaplar nedeniyle oluşacak kayıtlar, mali kesintiler ile ilgili kayıtlar (ör: maaş haczi vb.), nafaka veya tazminat yükümlülükleri nedeniyle oluşabilecek kayıtlar
Fiziksel Mekan Güvenliği Güvenlik amacıyla iş yerinde yer alan kapalı devre kamera sistemi kapsamında toplanan video görüntüleri
İşlem Güvenliği İpek Dms tarafından Çalışan’a tahsis edilmiş olan sabit veya mobil telefon ile IP telefona ilişkin (görüşme içeriği hariç olmak üzere) arama/arayan bilgisi ve görüşme süresine ilişkin kayıtlar, iç IP dağıtım logları ile buna ilişkin trafik verileri, log kayıtları, ağ trafiği izleme bilgisi, İpek Dms tarafından çalışana tahsis edilmiş olan, şirket araçlarından elde edilen lokasyon bilgisi
Finansal Veriler Banka hesap bilgisi, kart bilgisi, gelir bilgileri, izin kayıtları, her türlü ücret kayıtları, ücrete ek ödemelere ilişkin diğer kayıtlar, asgari gelir indirim bilgileri
Mesleki Deneyim Pozisyon ve unvan bilgisi, önceki iş yerinden alınan bonservis/hizmet/çalışma belgesi, eğitim durumu bilgileri, çalışma geçmişi ve detayları
Görsel ve İşitsel Kayıtlar Kamera görüntüleri ve çağrı merkezi ses kayıtları
Felsefi İnanç, din, mezhep ve diğer inançlar Eski kimliklerde bulunması nedeniyle din bilgisi.
Sağlık Verileri

 

 Engelli vergi muafiyeti hakkında bilgiler, kan grubu, sağlık raporu, periyodik muayene raporları, Sağlık ve İş mevzuatı kapsamında yapılacak mecburi raporlamalar gereği işlenecek veriler, sağlık kayıtları ile bunların SGK veya özel sağlık sigortası ya da sağlık kuruluşunca paylaşılması nedeniyle oluşacak kayıtlar
Referans Kişi Bilgisi Referans olan kişinin bilgileri.
Aile Bireyleri ve Yakınları Bilgisi Yapılacak ek ödemeler ve diğer sosyal yardımların yapılabilmesi için eşi, çocukları ile diğer bakmakla yükümlü olduğu kişilere ait kayıtlar, acil durumlarda iletişime geçilebilmesi için aile yakınlarının iletişim verileri
Araç Bilgisi Plaka bilgisi vb.

 

  1. KİŞİSEL VERİ İŞLEMENİN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

Personel kişisel verileri, her türlü sözlü, yazılı, elektronik ortamda verileri otomatik olarak toplayan ve işleyen şirketimiz, tedarikçilerimiz ve iş ortaklarımız tarafından işletilen sistemler aracılığıyla yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda şirketimizin sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi gayesi ile edinilir.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE AKTARILACAĞI:

Toplanan kişisel verileriniz;

  • Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek için ve aydınlatma metninde belirtilen amaçlarla Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Sosyal Güvenlik Kurumu, Emniyet Müdürlüğü, Vergi Dairesi, İŞKUR, Bilim Sanayi ve Teknolojileri Bakanlığı, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu gibi kanunen yetkili kamu kurumlarına, herhangi bir iş veya şirketimiz tarafından karşılanan özel nitelikli seyahatinizde yurtiçinde ve yurtdışında bulunan seyahat acentelerine, vize acentelerine, konaklayacağınız otel ve araç kiralama şirketi gibi tedarikçilerimize,
  • Gerekli ödemelerin ve işlemlerin yapılabilmesi adına banka, sigorta şirketleri, İSG uzmanı, danışman ve denetçilerimize,
  • Müşterilerimize, tedarikçilerimize ve iş ortaklarımızdan aldığımız ve verdiğimiz hizmetlerin yerine getirilebilmesi veya gerekli iş sağlığı ve güvenliği sorgulamaları amacıyla (örneğin iletişim bilgilerinizin, yeterlilik sertifikanızın) ilgili müşterilerimize, iş ortaklarımıza, diğer çalışanlarımıza,
  • Personel özlük işlerinin ve insan kaynakları süreçlerinin değerlendirilmesi ve raporlanması ve personel özlük dosyasının tutulması amacıyla grup şirketlerimize, ortaklarımıza, hissedarlarımıza, iştiraklerimize,

aktarılabilecektir.

 

Ayrıca kullanmakta olduğumuz bilişim sistemlerinin bazıları yurtdışı sunucular üzerinde çalışmakta olduğundan bu sunucular üzerinde tutulan verileriniz ve yabancı menşeili firmalarla çalıştığımız takdirde bu çalışma neticesinde gerekli olan verileriniz yurtdışına aktarılabilmektedir.

 

  • KANUN GEREĞİNCE YASAL HAKLARINIZ:

Kişisel veri sahibi ilgili kişi olarak,

  • Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • KVK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Yukarıda sıralanan haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi, “Güzelyurt, 5746 Sok. 45 A, 45030 Yunusemre/MANİSA” adresine bizzat getirebilir veya noter kanalı ile gönderebilir veya talebinizin imzalı bir suretini “muhasebe1@ipekdijital.com” ve “cengiz@ipekdijital.com” mail adreslerine imzalı olarak kayıtlı elektronik posta adresinizden iletebilirsiniz.

 Talebinizin kişisel veri iletilmesini gerektiren bir talep olması durumunda veri güvenliğinin sağlanması açısından kimliğinizi doğrulamanız talep edilebilecektir. KVKK’ nın 13. maddesi gereğince veri sorumlusu olarak şirketimiz başvuruda yer alan taleplerinizi, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır ve yanıtımız tarafınıza iletilir. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret kişisel veri sahibi olarak sizden talep edilecektir.